CONTROL DE ACTIVOS es un software desarrollado en conjunto por la alianza de 2 empresas lideres en sus ambitos de desarrollo de aplicaciones y de consultoria de gestion, para poder entregar una solución certera y eficaz a las áreas operativas del inventario y del Control de Activo Fijo (y también se puede controlar los Insumos) con un manejo de tipo transaccional, por ubicación y responsable de los bienes, con el fin de terminar con el uso de las famosas planillas de cuadre, que tanto problema traen a la hora de aplicar procedimientos de Norma de Calidad y de Auditoría Interna de Procesos, generando posteriormente Riesgos de auditoría para la organización.

Para hacerse una mejor idea de la naturaleza de la aplicación, hemos preparado un video empresarial en que se muestra el uso del software de tipo web (que no necesita ser instalado en ningún PC  ni servidor y que puede ser consultado desde cualquier dispositivo con acceso a internet solo mediante un navegador) y que a su vez le da la posibilidad de interactuar con capturadores de datos móviles (tipo handheld), que trabajan tanto con Códigos de Barra, Codigos QR o RFID para hacer una tarea mucho más efectiva a la hora de toma de inventarios o controles o muestreos aleatorios (estos equipos capturadores de datos, los ofrece nuestra empresa partner SYAN Mobile SpA, lo que garantiza el uso correcto de la aplicación y equipos).

CAF - Un Software confiable y fácil de Implementar con la seguridad de la tecnología Cloud.

Este software como está basado en el uso de la nueva tecnología en la nube (tipo Cloud) por lo tanto no se instala en un PC, ni tampoco en un Servidor dedicado, pudiendo revisar los datos desde cualquier lugar o dispositivo que tenga acceso a internet. 

Basado en nuestro trabajo con distintos clientes, podemos recomendar nuestro software para el trabajo directo con los activos fijos de las empresas u organizaciones a nivel transaccional, en el cual además se pueden perfilar a los distintos usuarios para el manejo de las distintas operaciones diarias del control que se requiere, para determinar de esta forma las respuestas básicas de control, tales como: Cuantos Activos se tienen, Donde están ubicados, y quienes son los responsables de esos activos….? 

Adicionalmente también posee manejo de mantenciones básica de los Activos, mediante un menú desplegable desde la ficha de los activos, también posee un menú de impresión de etiquetas, el manejo detallado por Ficha de cada uno de los Activos en pantalla (incluye el uso de fotografía del bien). El uso y manejo de código de barras (de cualquier tipo), ya que las etiquetas identificadoras facilitan fundamental todas las operaciones de los activos e insumos.

Algunas Características de CAF:

A. ¿Porque CAF es una potente herramienta para el Control de Activos ?,  

a) Una de las respuestas es, porque es un software ya probado en el trabajo con instituciones de educación superior o en empresas que poseen una gran cantidad de Activos repartidos en distintos lugares y ubicaciones tales como: Facultades, Edificios, Laboratorios, Rectorías, Salas de Clases, Casinos, Bodegas, Instalaciones, etc., y que requieren de un control especial debido al gran número de centros de costos o unidades de gestión o negocios involucradas en su manejo.

b) Nuestra aplicación, presenta un manejo importante y revelador de los consumos sobre los Insumos que operan en este tipo de instituciones, logrando obtener diferentes reportes y métricas de los usos que se les dan, por cada uno de los distintos estamentos de las instituciones, ya sea desde el usuario final, por cada facultad, por cada carrera, o por algún proyecto de investigación, laboratorios, instalaciones, bodegas o sedes o áreas diferentes, etc.

c) El software CAF, tiene una interacción directa con capturadores de datos (pistolas tipo Handheld) que hacen que el trabajo del control y la toma del inventario de activo fijo sea algo más dinámico y que las posibles correcciones y modificación de tipo de activo, ubicación, o cualquier dato relevante se pueda hacer en línea, es decir, de forma inmediata se puede contar la información actualizada para su visualización o el trabajo con los diferentes informes y reportes que trae CAF. Mediante la operación de estos capturadores de datos (tipo pistolas, con opción a conexión wifi o 3G) resulta muy sencillo el abordar el proceso del Control de los Activos por ubicación, lo que significa una ventaja comparativa ya que la comprobación de los activos se hace totalmente en línea, y además se puede hacer por varias personas al mismo tiempo. Esto trae muchas ventajas a la hora de gestionar dichos controles en forma interna. Adicionalmente también se puede hacer una revisión visual mediante el uso de la fotografía del bien incluida en cada ficha de AF, lo que reduce la problemática de las interpretaciones a la hora de la toma o el control de los activos fijos.

Esta herramienta tecnológica agiliza además por la posibilidad de lectura ya sea tanto de códigos de barra normalizados y hoy en día con la posibilidad del trabajo con etiquetas del tipo código QR. A lo anterior también se debe agregar que muchas veces los activos a controlar están confeccionados o poseen superficies metálicas las cuales pueden utilizar chapas o placas metálicas a las cuales se les imprime el código deseado y entrega la posibilidad de ser escaneado por los capturadores y ser parte de estos inventarios de activos fijos de la misma forma que las etiquetas de papel adhesivo (especial para activos fijos).

De esta manera estos códigos podrán ser incorporados y vinculados al sistema o simplemente tomados para inventario en cualquier ubicación, logrando conteos en línea, y pudiendo obtener los resultados de muestreos en breves pasos. Un control al alcance de un clic. Los handheld no están incluidos en los planes y son opcionales. 

Algunos de los Aspectos Técnicos:

De acuerdo con nuestra reunión podemos comentar algunos temas de seguridad de los datos:                      

• Nuestro sistema CAF (Control de Activos) es una solución del tipo SAAS y está alojada en un servidor de EEUU que tiene un centro de datos de última generación, monitoreado 24hrs con seguridad de alto nivel y nos da un 99.9% de UpTime.  

• CAF administra el uso de Base de Datos por separado para cada cliente por lo que son totalmente independientes. 

• Contamos con una rutina diaria de backup (realizada al final del día) para todos nuestros planes. Esto garantiza la seguridad de los datos y tener una alta disponibilidad. De todas formas, si su empresa necesita que manejemos un backup especial de mayor frecuencia se pueden realizar upgrade al plan ofrecido y manejar respaldos cada 1 hora.
• Con respecto al tratamiento de los datos, toda la información que ustedes nos entreguen o a la que SYAN tenga acceso en el periodo de implementación, es estrictamente confidencial, por lo que nuestra empresa, sus ejecutivos, directores y empleados en general deben guardarla y mantenerla en la más estricta reserva y confidencialidad, esto queda estipulado en el contrato del servicio.

2.- ¿Qué precios tiene su sistema?

En cuanto a nuestros planes web, los precios de estos vienen dados por la correlación que existe entre la cantidad de usuarios y los activos a trabajar, lo que da origen a los diferentes planes a escoger, los principales planes ofrecidos son los siguientes:

•   8UF -   5 usuarios
• 12UF -  10 usuarios
• 18UF – 15 usuarios

De igual forma te puedo comentar que existen otros planes con mayor y también con menor cantidad de usuarios y de activos (eso lo podemos revisar en alguna reunión de presentación de la plataforma para su institución o empresa). 

A lo ya mencionado, existe un concepto de implementación de la plataforma el cual incluye los siguientes ítems: Análisis de Datos a trabajar, Aplicación de buenas prácticas de Activos Fijos, Captura de Datos, Capacitación y Puesta en Marcha del sistema. En si, esto es dejarlo “llave en mano para trabajar de inmediato”.